11 Mẹo Kế toán Tất cả Các Doanh nghiệp Nhỏ Nên Biết

Ngay cả khi đó không phải là sở trường của bạn, bạn vẫn cần biết những kiến thức cơ bản về kế toán để đảm bảo doanh nghiệp của bạn đang hoạt động tốt. Dưới đây là 11 mẹo kế toán mà tất cả các chủ doanh nghiệp nhỏ nên làm theo.

Ảnh minh họa

Hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ đều không phải các kế toán chuyên nghiệp. Nhưng cho dù nền tảng của họ là phát triển sản phẩm, nhân sự, quản lý hay bất cứ điều gì khác, thì họ phải học những kiến thức cơ bản về kế toán.

Tin tốt là kế toán doanh nghiệp nhỏ tương đối đơn giản. Các công ty hoạt động ở một trạng thái duy nhất và có cơ cấu kinh doanh đơn giản có ba ưu tiên kế toán:

Đảm bảo doanh thu của họ vượt quá chi phí (có lãi)
Giữ sổ sách chính xác và gọn
Trả thuế đúng cách

Tuy nhiên, kế toán doanh nghiệp nhỏ có thể khó khăn đối với các nhà lãnh đạo mà không có bất kỳ kinh nghiệm tài chính nào. Hãy sử dụng 11 mẹo kế toán sau để luôn đi đúng hướng.

1. Giữ tài khoản doanh nghiệp và tài khoản cá nhân riêng biệt.

Một trong những sai lầm kế toán lộn xộn nhất mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ có thể mắc phải là trộn quỹ kinh doanh và quỹ cá nhân của họ. Mặc dù có nhiều doanh nhân tự dùng tiền của họ để dùng cho doanh , nhưng doanh thu và chi phí kinh doanh phải tách biệt với doanh thu cá nhân.

Giải pháp tốt nhất là bắt đầu với một cơ cấu kinh doanh hợp lý. Thành lập công ty của bạn như một thực thể pháp lý riêng biệt, chẳng hạn như công ty ABC. Mở tài khoản séc kinh doanh làm trung tâm tài chính của bạn và tự trả lương cho mình mỗi tháng. Nhận một thẻ tín dụng kinh doanh cho những chi phí bạn không thể hoặc không muốn trả tiền mặt, và mở một tài khoản tiết kiệm kinh doanh như một quỹ đầu tư hoặc quỹ khẩn cấp. Ghi chú bất kỳ hoạt động kinh doanh nào mà sử dụng đến các mặt hàng cá nhân của bạn.

2. Phân công nhân viên hợp lý.

Khi đến lúc xây dựng một đội, bạn có hai sự lựa chọn: nhân viên và nhà thầu. Cục thuế liên bang (IRS) coi nhân viên là những người mà bạn có quyền kiểm soát hành vi và tài chính, cũng như có mối quan hệ kinh doanh lâu dài. Trong khi đó, nhà thầu là những người làm việc cho công ty của bạn trên cơ sở dự án và giữ quyền kiểm soát đối với lịch trình và quyết định kinh doanh của chính họ.

Các hình phạt đối với việc phân loại lao động sai là rất cao. Ngoài $50 cho mỗi mẫu W-2 mà người sử dụng lao động của các nhà thầu bị phân loại sai phải trả, người sử dụng lao động trả khoản phí 1,5% tiền lương và 40% thuế FICA mà họ không khấu trừ từ nhân viên. Người sử dụng lao động cũng phải trả 100% thuế FICA mà họ sẽ trả cho mỗi nhân viên. Nếu IRS cho rằng việc phân loại sai là cố ý, người sử dụng lao động có thể bị phạt tới 1.000 đô la cho mỗi công nhân hoặc bị phạt tù trong một năm.

3. Tính toán tổng chi phí lao động trước khi bạn thuê.

Nếu bạn quyết định thuê nhân viên, hãy biết rằng bạn sẽ có nhiều trách nghiệm hơn là việc tiền lương của họ. Ít nhất mỗi tháng một lần, bạn sẽ phải xuất quỹ cho các khoản trợ cấp và thuế trả lương của họ. Những chi phí đó cộng lại nhanh nhiều hơn là các chủ doanh nghiệp nhỏ . Theo một cuộc khảo sát của OnPay, chỉ 43% những người tự trả lương tự tin vào khả năng trả lương đúng hạn cho nhân viên của họ. Những người còn lại đang không có tiền trả hoặc quá mong muốn mở rộng đội ngũ của họ.

Đừng đặt mình vào tình thế phải cắt giảm lương sau khi thuê. Ngay cả khi bạn hào phóng với mức lương và phúc lợi ban đầu, nhân viên của bạn sẽ cảm thấy bị lừa dối nếu bạn hạ thấp họ. Các doanh nghiệp nhỏ không thể thay nhân viên nhiều, đặc biệt là trong số những người đầu tiên được thuê.

4. Tạo báo cáo lãi và lỗ thường xuyên.

Báo cáo lãi và lỗ là một công cụ kế toán chủ yếu tóm tắt thu nhập và chi phí của công ty bạn trong một khoảng thời gian nhất định. Tất cả các công ty đại chúng được yêu cầu đưa ra mỗi quý một lần. Mặc dù theo luật, các chủ doanh nghiệp nhỏ không bắt buộc phải tạo chúng, nhưng báo cáo lãi lỗ là cách tuyệt vời để xem liệu bạn có đang đi đúng hướng để đạt được các mục tiêu tài chính của mình hay không.

Làm theo các bước sau để tạo một báo cáo lãi và lỗ:

Tổng lại doanh thu bạn đã tạo ra trong quý.
Thống kê chi phí của công ty bạn. Phân loại chi phí đó thành hai loại: chi phí hoạt động và giá vốn hàng bán.
Trừ tổng chi phí khỏi lợi nhuận gộp của bạn để có được lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của bạn.
Trừ lãi và thuế khỏi lợi nhuận hoạt động đó và bạn sẽ biết liệu doanh nghiệp của mình hoạt động lãi hay lỗ trong quý đó.

Mặc dù các báo cáo lãi lỗ riêng lẻ đều có giá trị, nhưng so sánh theo từng quý thậm chí còn quan trọng hơn. Chi phí hoạt động của bạn đang tăng lên? Có phải lợi nhuận của bạn đang giảm dần, mặc dù doanh số bán hàng của bạn đang tăng lên? Việc kiểm tra các bản báo cáo với nhau sẽ mang lại những loại thông tin chi tiết.

5. Luôn luôn lấy các biên lai.

Bạn có thể yêu cầu một phần lớn chi phí của công ty bạn được khấu trừ thuế. Dịch vụ ghi sổ kế toán Bench liệt kê 16 hạng mục trong đó chi phí được khấu trừ toàn bộ hoặc một phần. Những chi phí này bao gồm ăn uống với khách hàng, chiến dịch quảng cáo và tiền thuê văn phòng. Tuy nhiên, để xác nhận chúng, bạn cần có biên lai cho các mục đích theo dõi và xác minh.

Quyên góp là một trong những lĩnh vực mà các chủ doanh nghiệp nhỏ thường quên lấy biên lai. Mặc dù các công ty thuộc một số cấu trúc nhất định, chẳng hạn như công ty trách nghiệm hữu hạn và công ty hợp danh, không thể yêu cầu đóng góp cho các tổ chức từ thiện dưới dạng chi phí kinh doanh, nhưng chủ sở hữu thường có thể. Yêu cầu người nhận quyên góp bằng hiện vật xác nhận bằng văn bản về thời gian đã dành và sử dụng tài liệu để bảo vệ giá trị thị trường hợp lý của bất kỳ khoản quyên góp tài sản nào mà bạn thực hiện.

6. Theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu.

Mặc dù việc duy trì các khoản phải trả là quan trọng, nhưng chúng không quyết định sự tồn tại của công ty như các khoản phải thu. Nếu không có tiền vào cửa, thì công ty không thể tiếp tục hoạt động. Mỗi tháng, hãy xem xét tỷ lệ phần trăm và tổng số tiền doanh thu chưa thanh toán. Nói chung, không được quá 10% đến 15% khoản chưa thu của bạn quá hạn. Hãy tiếp cận hàng tuần với những khách hàng đó. Đừng kêu gọi bên đòi nợ sớm, nếu bạn còn muốn làm việc với họ trong tương lai. Nhưng bạn cũng không thể để họ làm cứng bạn.

Một giải pháp là đưa ra các hình phạt đối với việc thanh toán chậm. Đặt khoản phí tài chính hàng tháng là 1% hoặc 2% tiền gốc. Ví dụ: nếu bạn quyết định tính phí 2% với khoản phí ban đầu là 5.000 đô la, thì bạn sẽ thêm 100 đô la vào hóa đơn mỗi tháng mà số tiền đó chưa được thanh toán. Hãy nhớ nói trước với khách hàng điều này: Điều này không chỉ quan trọng về mặt pháp lý mà ngay từ đầu, mối đe dọa về hình phạt cũng đủ để ngăn cản các phương thức thanh toán kém.

7. Lập hóa đơn chính xác và thường xuyên.

Lập hóa đơn là một phần cần thiết của việc sở hữu một doanh nghiệp, nhưng nó có thể cảm thấy rườm rà và mất thời gian. Thêm vào đó, nếu bạn mắc sai lầm, nó có thể ảnh hưởng đến khả năng được trả lương của bạn. Đó là lý do tại sao việc đảm bảo bạn gửi hóa đơn chính xác và thường xuyên là vô cùng quan trọng.

Các hóa đơn phải chi tiết, cung cấp thông tin cụ thể về các giao dịch và bạn nên gửi chúng kịp thời. Bạn cũng nên theo dõi lời nhắc qua email và / hoặc văn bản để tăng khả năng được thanh toán. Bằng cách lưu giữ hồ sơ chi tiết và chính xác về các hóa đơn của mình, bạn có thể phát hiện ra những khách hàng không thanh toán đúng hạn và thưởng cho những khách hàng trả sớm.

8. Luôn cập nhật thời hạn nộp thuế.

Là một cá nhân, bạn phải trả thuế một lần mỗi năm. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp nhỏ đều phải nộp thuế ước tính hàng quý. Các khoản thanh toán hàng quý được thực hiện dựa trên hai loại thuế: thuế tư doanh (bao gồm thuế An sinh Xã hội và Medicare) và thuế thu nhập đối với lợi nhuận mà công ty của bạn tạo ra.

Hãy làm theo các bước sau để quyết định xem bạn có cần phải trả thuế hàng quý hay không:

Trừ khoản khấu lưu thuế thu nhập liên bang của bạn khỏi số thuế liên bang mà bạn dự kiến phải nợ trong năm nay. Nếu con số đó dưới 1.000 đô la, bạn không cần phải thanh toán hàng quý.
Lấy tổng số thuế liên bang bạn dự kiến phải trả trong năm nay và nhân với 0,9. Nếu bạn đã giữ lại ít nhất chừng đó, thì không cần phải thanh toán hàng quý.
So sánh tổng số thuế thu nhập liên bang của bạn trên lợi tức của năm ngoái với số tiền khấu lưu của bạn. Nếu ít nhất là nhiều, bạn không cần phải trả những khoản thuế hàng quý đó.

Nếu bạn cần thực hiện các khoản thanh toán thuế ước tính, đây là thời điểm bốn khoản tiếp theo đến hạn:

Quý đầu tiên: ngày 15 tháng 4
Quý II: ngày 15 tháng 6
Quý III: Ngày 15 tháng 9
Quý 4: Ngày 15 tháng 1 năm 2022

9. Đặt (và tuân thủ) các điều khoản thanh toán của riêng bạn.

Các công ty lớn thường thanh toán theo điều khoản net-60 hoặc thậm chí net-90, nghĩa là họ chuyển tiền trong hai hoặc ba tháng sau khi nhận được hóa đơn. Doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể quản lý dòng tiền của mình bằng cách vận hành tương tự. Điều quan trọng là tính nhất quán. Giả sử bạn thanh toán theo kỳ hạn net-30. Hãy nêu rõ tại thời điểm dịch vụ mà nhà cung cấp của bạn có thể mong đợi bạn thanh toán sau 30 ngày. Đừng thanh toán sớm, nếu không nhà cung cấp sẽ mong đợi điều tương tự vào lần sau; không trả trễ, nếu không họ có thể không muốn làm việc với bạn trong tương lai.

10. Đưa các chuyên gia vào thay vì tự làm kế toán.

Các chủ doanh nghiệp thích kiểm soát tất cả các khía cạnh hoạt động kinh doanh của họ, nhưng đôi khi họ phải thuê các quy trình và chức năng bên ngoài - như kế toán và ghi sổ - cho các chuyên gia. Bằng cách thuê một chuyên gia, bạn có thể giảm thiểu các sai sót kế toán và đảm bảo rằng hồ sơ kế toán của bạn là chính xác và cập nhật. Nó cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. CPA có thể xem xét sách của bạn để giúp bạn xác định các cách cắt giảm chi phí và thúc đẩy chi tiêu trong các lĩnh vực tăng trưởng.

11. Sử dụng phần mềm kế toán.

Phần mềm kế toán đã từng là chi phí cao đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, nhưng bây giờ bạn có thể truy cập phần mềm kế toán mạnh mẽ với một khoản phí hàng tháng (hoặc thậm chí miễn phí). Phần mềm kế toán ngày càng dễ sử dụng và cung cấp cho các chủ doanh nghiệp nhỏ rất nhiều tính năng và dịch vụ, bao gồm các tính năng và dịch vụ để theo dõi bán hàng, lập ngân sách, quản lý hàng tồn kho, báo cáo tài chính, bảng lương và thuế.

Ngoài việc tự động hóa các quy trình và theo dõi và cân đối chính xác sổ sách của bạn, phần mềm kế toán dựa trên nền tảng cloud thường có thể tích hợp với nhiều chương trình phần mềm kinh doanh khác mà bạn sử dụng. Chia sẻ dữ liệu giữa các ứng dụng có thể giảm thiểu lỗi và giúp bạn tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu theo cách thủ công vào phần mềm kế toán của mình.

Kế toán có thể không phải là phần hấp dẫn nhất khi trở thành một chủ doanh nghiệp nhỏ, nhưng nó là một công việc cần thiết. Sai lầm trong sổ sách của bạn sẽ quay trở lại và hại bạn. Những rắc rối về thuế sẽ chỉ trở nên tồi tệ hơn, và bạn có thể bỏ lỡ thời hạn nộp thuế. Nếu bạn quá lo lắng, hãy gọi cho một chuyên gia kế toán. Không có gì xấu hổ khi yêu cầu sự giúp đỡ.

Dịch bởi Khánh Đặng (theo business.com)